Weet wie u in dienst neemt

De werkgever is u verplicht, de identiteit van een werknemer vast te stellen zodra hij in dienst treedt (en vóór hij daadwerkelijk aan het werk gaat). In het kader van de 'Nota Bestrijding Fraude en Financieel-economische criminaliteit 2002- 2006' (de fraudenota) is de Belastingdienst druk doende te controleren of werkgevers deze verplichting wel correct naleven.

Spelregels
Voor alle duidelijkheid de spelregels op een rij om ervoor te zorgen dat u de identiteit van uw werknemers tijdig en correct vaststelt:
1 de verplichting om de identiteit vast te stellen, geldt voor alle werknemers die loon uit tegenwoordige arbeid genieten
2 de identiteit moet worden vastgesteld vóór de werknemer begint met de opgedragen werkzaamheden, aan de hand van een op dat tijdstip geldig en origineel identiteitsbewijs
3 als geldig identiteitsbewijs gelden: a. een Nederlands paspoort of Nederlandse identiteitskaart, b. een paspoort van een van de EU-lidstaten of Noorwegen, IJsland of Liechtenstein, c. een verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV, d. een paspoort van een ander land met verblijfsvergunning, e. een zogenaamd W-document (document voor asielzoekers)
4 een duidelijke kopie van alle bladzijden van het identiteitsbewijs - inclusief een herkenbare foto -waarop informatie staat over de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels en dergelijke, moet bij de loonadministratie bewaard worden tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd
5 de werknemer moet een loonbelastingverklaring invullen en ondertekenen. De op die verklaring verstrekte gegevens moeten worden gecontroleerd en geadministreerd
6 bewaar ook de loonbelastingverklaring bij de loonadministratie.

Origineel
Het is van belang dat de identiteit van de nieuwe werknemers wordt vastgesteld aan de hand van een origineel identiteitsbewijs waarvan de geldigheid nog niet is verstreken en waarop een foto van de werknemer staat. Een (kopie van een) kopie is niet voldoende. Indien het door de werknemer aangeleverde identiteitsbewijs in het oog springende afwijkingen of mankementen vertoont, kunt u het document niet gebruiken ter vaststelling van zijn identiteit. Denk aan beschadigingen, insnijdingen of lijmresten bij of rond de foto of een afstempeling die niet doorloopt over de foto.

Loonheffing
Wordt de identiteit van de werknemer niet op de voorgeschreven wijze vastgesteld of de kopie van het document of de loonbelastingverklaring niet op de voorgeschreven wijze bij de loonadministratie bewaard, dan moet voor de loonheffing het 'anoniementarief' van 52 procent worden toegepast. Voor de werknemersverzekeringen gelden de normale premiepercentages.